VIR - Vállalat Irányítási Rendszer
A Rate Software Licence Kft. által fejlesztett vállalatirányítási rendszer egy olyan szoftver amely segít a vállalkozások, szervezetek működésében. Ez az informatikai rendszer nagyszerű megoldás egy szervezeten belüli adatok és információk feldozására, folyamatok egységesítésére, illetve a vállalat rendelkezésre álló erőforrásainak menedzselésére.
A VIR-ben bármilyen tevékenység modellezhető folyamatokként, így a cég erőforrásai által végzett munkát automatizálhatjuk – hogy ez megtörténhessen, rendszerünket modulokra bontottuk, amelyekhez egy úgynevezett BPMN (Business Process Management) nevű tervezési eszközt használtunk. A BPMN előnye, hogy a rendszer ezáltal lesz teljesen folyamatorientált, így az adatok könnyen elérhetőek, módosíthatóak, nyomon követhetőek. Továbbá a modularitás előnye, hogy a későbbiekben újabb funkciók, modulok hozzáadhatóak, vagy eltávolíthatóak a rendszerből.
Home Office lehetőségek
Figyelembe véve a jelenlegi vírushelyzetet, a VIR legfőbb szolgáltatása, hogy a szükséges felületeket böngészőn keresztül bárhonnan elérhetik a dolgozók, így akár okostelefonról és tabletről is tudnak dolgozni, ezáltal elkerülhető a fizikai érintkezés és így csökken a megfertőződés esélye.
A Vállalatirányítási Rendszer moduljai:
- Adminisztrációs modul
- Értékesítési modul
- Számlázási modul
- Diszpécser modul (specifikus)
Adminisztrációs modul
Az adminisztrációs modulban a rendszer az adott cég ügyfeleinek adatait, előfizetéseinek, előfizetett szolgáltatásainak információit gyűjti össze, illetve tárolja. Ezeket az adatokat bármikor lehet frissíteni, illetve módosítani. A rendszer integrálása során egy szabályzat alapján beállítható, hogy mely módosítások járnak esetleges szerződésmódosítással, megszüntetéssel, vagy akár új szerződés hozzáadásával. Az előre beállított szabályzat segít abban, hogy a későbbiekben a szerződések létrehozása teljesen automatikus legyen.
Értékesítési modul
Az értékesítési modul segítségével a potenciális ügyfelek részére ajánlatot tehetnek az értékesítők, és létrejött ügyfél esetén egy ügyfél élete nevű folyamatot lehet kezelni. Ez a modul nagyszerű megoldás arra, hogy az értékesítési folyamat minden részletét akár helyszíntől függetlenül tudják rögzíteni a munkavállalók. Ez a modul továbbá lehetőséget biztosít az otthoni munkavégzésre, illetve akár csökkentett munkaképességű személyek is foglalkoztathatóak.
Az ügyfelek több státusszal elláthatóak, amelyek jelölik az életciklusukat – Potenciális ügyfél, Elfogadásra vár, Elutasított ajánlat, Szerződésre vár, Elutasított szerződés, Ügyfél, Törölt.
A modul fő feladata a potenciális ügyfelek adatainak felvétele, tárolása, ajánlattétel, valamint a szerződések elkészítése. Itt lehet rögzíteni minden olyan adatot, amelyek elengedhetetlenek egy ajánlat megtételéhez. A megfelelő szátusz hozzáadása után az értékesítőknek lehetőségük van ajánlattételre a leendő ügyfelek számára. Az itt használt felület teljes mértékben személyre szabható. Az elfogadott ajánlatokat a rendszer betölti a szerződésfelvételi felületen, ahol a felhasználóknak már csak a szükséges adatokat kell megadniuk. Ezek után a szerződés már küldhető is az ügyfél számára, aki az aláírt példányt szkennelve visszaküldheti. A véglegesítés után a rendszer automatikusan generál egy számlát az ügyfél felé, amelyet a szolgáltatás indítása előtt be kell fizetnie.
Ehhez a modulhoz tartozik továbbá a feladatok felvétele és kiosztása is – ezek a lehetőségek megkönnyítik az értékesítők munkáját azzal, hogy egy ügyfél adatlapjához hozzárendelhetnek különböző feladatokat, eseményeket, mint pl. megbeszéléseket, találkozókat. Az ilyen feladatokról a rendszer értesítést küld, amely paramétereit igény szerint személyre lehet szabni. A feladatok könnyen megoszthatóak, vagy átadhatóak a rendszer felhasználói között. Az értékesítési modul tartalmaz még továbbá egy riport funkciót is, amellyel könnyen készíthetőek kimutatások, diagramok.
Számlázási modul
A számlázási modul megkönnyíti a munkát azáltal, hogy automatikusan generál számlákat, amely folyamatnál az adminisztrációs modulra támaszkodik. Szükség esetén akár manuálisan is lehet vele számlákat generálni. Igénytől függően van lehetőség akár egyszeri, havi, negyedéves, féléves, vagy éves számlákat generálni – ezeket előre meghatározott időszaki árak és szolgáltatások alapján készíti a rendszer. Rendszeres számlagenerálásnál lehetőség van különböző paraméterek beállítására, hogy a későbbiekben minden gördülékenyen működjön. A számlázási modul lényege, hogy automatikusan, elektronikus úton végezze el a számlázást, a rendszert használó cég számára. A szükséges adatokat az adminisztrációs modul biztosítja a rendszer működéséhez – az adatok alapján a rendszer algoritmusa számlaterveket készít az ügyfél által kért formátumban, amelyeket már csak jóvá kell hagyni. Ha nincs igény az automatikus számlagenerálásra, lehetőség van manuális számlák létrehozására is, amelyeket bármilyen egyedi tételekkel és paraméterekkel elláthatnak a felhasználók.
A modul képes még az ügyfél bankszámlájának a figyelésére – természetesen a felhasználótól kapott felhatalmazás után. Ezáltal képes rendszerünk automatikus számla feldolgozásra, ügyfelek pénzügyi magatartásának statisztikai elemzésére, és cash-flow elemzésre.
Diszpécser modul
A diszpécser modul egy hibajegykezelő rendszer, ahol a munkatársak diszpécseri feladatokat láthatnak el. A lényege, hogy a vállalathoz beérkező hívásokat, hibajelentéseket, vagy bármely ügyfél által bejelentett adatokat egyszerűen, egyetlen felületről tudják kezelni a dolgozók. Elég csak pár kattintás és a munkatársak már tovább is tudnak küldeni minden beérkező információt az illetékes munkatársaknak. A modulhoz tartozik még egy valós idejű kommunikációs felület is, ahol a dolgozók gyorsan tudnak információt cserélni egymással.
Abból a szempontból is nagyszerű ez az egyoldalas felület, mert így gyorsan lehet keresni a beérkezett panaszok és adatok között.
A diszpécser vezetőnek további funkciói vannak a jogosultsága végett. Ezen funkciók közé tartozik például az, hogy ellenőrizheti a beosztottjait munkavégzés szempontjából, és abban az esetben, ha azt látja, hogy probléma lehet egy munkatárssal, könnyen akár a rendszeren keresztül is küld számára figyelmeztető üzenetet.
Referencia
A Vállalatirányítási Rendszerünk egyik felhasználója a Jármű Kontroll Magyarország Kft. (https://jarkon.hu/hu), akik már éles helyzetben használják a fent említett modulokat!