UMS - Unternehmensmanagementsystem

Das von Rate Software Licence GmbH entwickelte UMS ist eine Software, die Unternehmen und Organisationen bei der Arbeit unterstützt. Dieses IT-System ist eine hervorragende Lösung für die Organisation von Daten und Informationen innerhalb einer Organisation, die Vereinheitlichung von Prozessen und das Management der verfügbaren Ressourcen des Unternehmens.

Im UMS kann jede Tätigkeit als Prozess modelliert werden, so dass die von den Unternehmensressourcen geleistete Arbeit automatisiert werden kann. Dazu haben wir unser System in Module unterteilt, die mit einem Entwurfswerkzeug namens BPMN (Business Process Management) erstellt wurden. Der Vorteil von BPMN besteht darin, dass das System vollständig prozessorientiert ist, so dass die Daten leicht abgerufen, geändert und nachverfolgt werden können. Außerdem hat die Modularität den Vorteil, dass in Zukunft neue Funktionen und Module hinzugefügt oder aus dem System entfernt werden können.

Optionen für das Home Office

In Anbetracht der aktuellen Virensituation besteht das Hauptmerkmal des UMS darin, dass die Mitarbeiter von überall aus über einen Browser auf die erforderlichen Schnittstellen zugreifen können, so dass sie von Smartphones und Tablets ausarbeiten können, wodurch der physische Kontakt vermied und die Infektionsgefahr verringert wird.

Module des Unternehmensmanagementsystems:

  • Modul für Administration
  • Verkaufsmodul
  • Modul für die Rechnungsstellung
  • Versandmodul (spezifisch)

Modul für Administration

Im Managements Modul sammelt und speichert das System Informationen über die Kunden, Abonnements und abonnierten Dienste des Unternehmens. Diese Daten können jederzeit aktualisiert oder geändert werden. Bei der Integration des Systems kann über eine Richtlinie festgelegt werden, welche Änderungen mit möglichen Vertragsänderungen, Kündigungen oder sogar dem Hinzufügen eines neuen Vertrags verbunden sind. Die voreingestellte Richtlinie trägt dazu bei, dass die Erstellung von Verträgen in Zukunft vollautomatisch erfolgt.

Verkaufsmodul

Das Verkaufsmodul ermöglicht es Verkäufern, potenziellen Kunden Angebote zu unterbreiten und, sobald ein Kunde gewonnen wurde, einen Prozess zu verwalten, der als Kundenlebenszyklus bezeichnet wird. Mit diesem Modul können die Mitarbeiter alle Details des Verkaufsprozesses aufzeichnen, auch von einem beliebigen Standort aus. Dieses Modul bietet auch die Möglichkeit, von zu Hause auszuarbeiten oder sogar Personen mit eingeschränkter Arbeitsfähigkeit zu beschäftigen.

Den Kunden können verschiedene Status zugewiesen werden, die ihren Lebenszyklus angeben: Potenzieller Kunde, Warten auf Annahme, Angebot abgelehnt, Vertrag in Erwartung, Vertrag abgelehnt, Kunde, Storniert.

Die Hauptaufgabe des Moduls besteht darin, Verträge für potenzielle Kunden zu erfassen, zu speichern, anzubieten und zu erstellen. Hier können Sie alle Daten erfassen, die für die Erstellung eines Angebots wichtig sind. Nachdem sie den entsprechenden Status hinzugefügt haben, können die Verkäufer den potenziellen Kunden Angebote unterbreiten. Die hier verwendete Schnittstelle ist vollständig anpassbar. Die angenommenen Angebote werden in die Schnittstelle für die Vertragsannahme geladen, wo die Benutzer nur noch die erforderlichen Daten eingeben müssen. Der Vertrag kann dann an den Kunden geschickt werden, der die unterschriebene Kopie einscannen und zurückschicken kann. Nach der Fertigstellung erstellt das System automatisch eine Rechnung an den Kunden, die bezahlt werden muss, bevor der Dienst in Betrieb genommen werden kann.

Dieses Modul umfasst auch die Erfassung und Zuweisung von Aufgaben – diese Optionen erleichtern die Arbeit der Vertriebsmitarbeiter, indem sie dem Datenblatt eines Kunden verschiedene Aufgaben und Ereignisse wie Meetings und Termine zuweisen können. Solche Aufgaben werden vom System gemeldet, und die Parameter können nach Bedarf angepasst werden. Aufgaben können leicht zwischen den Benutzern des Systems ausgetauscht oder übertragen werden. Das Verkaufsmodul enthält auch eine Berichtsfunktion, mit der sich leicht Berichte und Diagramme erstellen lassen.

Modul für die Rechnungsstellung

Das Fakturierungsmodul erleichtert Ihnen die Arbeit durch die automatische Erstellung von Rechnungen, die sich auf das Managements Modul stützt. Bei Bedarf können Rechnungen auch manuell erstellt werden. Je nach Bedarf ist es möglich, einmalige, monatliche, vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Rechnungen zu erstellen, die auf vordefinierten Preisen und Leistungen für einen bestimmten Zeitraum basieren. Bei der regelmäßigen Erstellung von Rechnungen können Sie verschiedene Parameter einstellen, damit in Zukunft alles reibungslos läuft. Das Fakturierungsmodul dient dazu, dem Unternehmen, das das System nutzt, automatisch und elektronisch Rechnungen zu stellen. Die Daten, die das System benötigt, um zu funktionieren, werden vom Managements Modul zur Verfügung gestellt – der Systemalgorithmus generiert auf Basis der Daten Rechnungspläne im vom Kunden gewünschten Format, die nur noch genehmigt werden müssen. Wenn kein Bedarf an automatischer Rechnungserstellung besteht, ist es auch möglich, manuelle Rechnungen zu erstellen, die mit beliebigen spezifischen Positionen und Parametern versehen werden können.

Das Modul kann sogar das Bankkonto des Kunden überwachen – natürlich nur nach Genehmigung durch den Benutzer. So kann unser System automatisch Rechnungen verarbeiten, das Finanzverhalten der Kunden statistisch analysieren und Cashflow-Analysen durchführen.

Dispatcher-Modul

Das Modul Dispatch ist ein Fehlermanagementsystem, mit dem Mitarbeiter Dispatching-Aufgaben durchführen können. Die Idee ist, dass die Mitarbeiter Anrufe, Fehlermeldungen oder von Kunden gemeldete Daten über eine einzige Schnittstelle einfach verwalten können. Mit nur wenigen Klicks können die Mitarbeiter alle eingehenden Informationen an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Das Modul umfasst auch eine Echtzeit-Kommunikationsschnittstelle, über die Mitarbeiter schnell Informationen austauschen können.

Diese einseitige Schnittstelle ist auch eine gute Möglichkeit, die eingegangenen Beschwerden und Daten schnell zu durchsuchen.

Der Versandleiter verfügt über zusätzliche Funktionen, die ihn befähigen. Zu diesen Funktionen gehört beispielsweise die Möglichkeit, die Leistung seiner Untergebenen zu überprüfen, und wenn er sieht, dass es bei einem Mitarbeiter ein Problem geben könnte, kann er ihm über das System problemlos eine Warnung schicken.

Referenz

Einer der Nutzer unseres ERP-Systems ist die Jármű Kontroll Magyarország Kft. (https://jarkon.hu/hu), die die oben genannten Module bereits in der Praxis einsetzt!